В який термін компенсувати кошти, витрачені працівником на відрядження чи госппотреби і чи виникає при цьому оподатковуваний дохід у працівника?

Відрядження коштом працівника з подальшою компенсацією понесених витрат чи придбання власним коштом товару для підприємства (госппотреби) – поширені ситуації для бізнесу. Відповідно виникає питання – в який термін треба провести компенсацію понесених витрат?

Нормами ПКУ та Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.  не регулюються зазначені питання та не відносяться до компетенції контролюючих органів.

Отже, питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються ЦКУ. А отже працівник та роботодавець це питання вирішують самостійно.

Що стосується оподаткування компенсації, то довгий час в «ЗІР» була розміщена консультація податківців, де акцент в оподаткуванні ставився саме придбання в межах трудової функції працівника: «…якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості  здійснених таким працівником витрат.

Водночас якщо придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов’язано з виконанням трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги) включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах».

З 01.04.2023р., з огляду на нову редакцію п. 170.9 ПКУ зазначена консультація переведена до розряду недіючих.

Але поки що залишається чинною Узагальнююча податкова консультація з аналогічним роз’ясненням, затверджена наказом МФУ від 26.04.2019р. № 181.