На яку дату та за яким курсом відображати відрядження у авансовому звіті?

Відшкодування витрат на відрядження за кордон за умови наявності підтверджуючих документів здійснюється в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ) на дату:

• отримання авансу – у разі якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу;
• погашення заборгованості підприємством – у разі якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

При цьому, під час складання авансового звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти здійснюється за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження авансового звіту.

Якщо працівнику для закордонного відрядження видана гривнева корпоративна картка, рух коштів по картковому рахунку буде відбуватися у гривні. Тому в такому випадку перераховувати понесені витрати за курсом НБУ непотрібно – розрахунки з підзвітною особою здійснюються у сумі гривень, що витрачена на купівлю валюти для сплати витрат.

При перерахуванні авансу на відрядження на власну гривневу картку працівника таке перерахування прирівнюється до видачі готівкових коштів в національній валюті під звіт з моменту перерахування їх з поточного рахунку, а валютні витрати обраховуються за курсом НБУ на дату складання авансового звіту. Такі ж дії необхідно проводити у випадку відсутності авансу взагалі та витрачанні власних коштів підзвітною особою.