ТОП гарячих запитань та відповідей щодо ПРРО. Частина VІ

Продовжуємо цикл матеріалів щодо застосування ПРРО. Із цієї статті Ви дізнаєтесь, зокрема, щодо:

• скасування реєстрації ПРРО;
• застосування ПРРО при оптовій або роздрібній торгівлі пальним;
• роздрукування Z-звіту в кінці робочого дня;
• операцій «службове внесения» та «службова видача»;
• функція відкладеного чеку у ПРРО Cashalot.

1. Як зареєструвати / звільнити касира у разі використання програмного РРО?

Реєстрація касира здійснюється шляхом подання “Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа” (форма J/F1391801).

У разі звільнення касира також необхідно подати до податкової “Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа” (ідентифікатор форми J/F1391801) з типом підпису «припинення роботи» для такого касира.

Відповідь розміщена на “ЗІР”, категорія 109.24.

Зазначимо, що у Кабінеті Cashӓlot у разі необхідності тимчасово заблокувати роботу користувача з ПРРО слід обрати відповідного користувача та натиснути кнопку Заблокувати користувача (рис.1 та рис. 1.1).

Рис. 1

Рис.1.1

При цьому, Ім’я користувача у списку стане неактивним, а кнопка змінить свою назву на Розблокувати користувача.

А робота у ПРРО Cashаlot стає недоступною для користувача, якого було заблоковано.

2. Які основні вимоги при підписанні електронного розрахункового документа у форматі XML в API?

Підписання електронних розрахункових документів можливе за умови дійсності відповідного сертифіката відкритого ключа.

Відповідь розміщена на “ЗІР”, категорія 109.24.

3. Яким чином здійснюється скасування реєстрації ПРРО?

Скасування реєстрації ПРРО регулюється Порядком реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затвердженим наказом Мінфіну «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547» від 23.06.2020 р. № 317 (далі – Порядок № 317).

Так, відповідно до пп. 1, 2 розд. III Порядку № 317 реєстрація ПРРО діє до дати скасування реєстрації ПРРО, що здійснюється шляхом виключення його з Реєстру ПРРО та закриття фіскального номера, який не підлягає використанню надалі.

Реєстрація ПРРО скасовується на підставі Заяви про реєстрацію програмних реєстраторів розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО (ідентифікатор форми J/F1316602) (далі – Заява) з позначкою «Скасування реєстрації», яка подається засобами Електронного кабінету чи засобами телекомунікацій, або на підставі Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 2-ПРРО (ідентифікатор форми J/F1316701) з позначками «несправність» або «крадіжка пристрою чи компрометація ключа».

У Кабінет Cashаlot у розділі “Документи” форми 1-ПРРО та 2-ПРРО можна сформувати та відправити на реєстрацію в ДПС (рис.2).

Рис. 2

До подання Заяви про скасування реєстрації ПРРО суб’єкт господарювання має забезпечити передачу всіх копій створених ПРРО розрахункових документів з присвоєними їм у режимі офлайн фіскальними номерами до фіскального сервера, електронних фіскальних звітних чеків та повідомлень, передбачених Порядком № 317.

Пунктом 3 розд. III Порядку № 317 передбачено, що реєстрація ПРРО скасовується автоматично фіскальним сервером, якщо:

• до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань внесено запис про державну реєстрацію припинення юридичної особи або державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця;
• щодо господарської одиниці, де використовується ПРРО, суб’єкт господарювання повідомив про такий об’єкт оподаткування контролюючий орган відповідно до вимог п. 63.3 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), як про закритий або такий, що не експлуатується суб’єктом господарювання;
• щодо суб’єкта господарювання наявне судове рішення, що набрало законної сили, про ліквідацію у зв’язку з банкрутством або про припинення, що не пов’язане з банкрутством, про визнання недійсними установчих документів;
• стосовно фізичної особи – підприємця наявні дані про те, що особа померла, оголошена померлою, визнана недієздатною або безвісно відсутньою, чи її цивільну дієздатність обмежено;
• суб’єкта господарювання знято з обліку в контролюючих органах у інших випадках, передбачених ст. 67 ПКУ та Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV.

Повідомлення про скасування реєстрації ПРРО направляється суб’єкту господарювання засобами Електронного кабінету із зазначенням підстав (п. 4 розд. III Порядку № 317).

Відповідь розміщена на “ЗІР”, категорія 109.24.

4. Чи дозволяється СГ використовувати ПРРО при оптовій та/або роздрібній торгівлі пальним?

Згідно з п. 1 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР (далі – Закон № 265) суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій (далі – РРО) або через зареєстровані фіскальним сервером контролюючого органу програмні РРО (далі – ПРРО) із створенням у паперовій та/або електронній формі відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених Законом № 265, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок.

Використання ПРРО при оптовій та/або роздрібній торгівлі пальним забороняється.

Відповідь розміщена на “ЗІР”, категорія 109.11.

5. Чи необхідно в кінці робочого дня роздруковувати Z-звіт, якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але були здійснені через РРО або ПРРО операції «службове внесення» та «службова видача»?

Якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але були здійснені через реєстратор розрахункових операцій (далі – РРО) або програмний РРО операції «службове внесення» та «службова видача», то друкування Z-звіту в кінці робочого дня не є обов’язковим.

Відповідь розміщена на “ЗІР”, категорія 109.02.

Варто зазначити, що вимоги щодо створення та подання фіскальних звітних чеків (Z-звітів) у ПРРО/РРО затверджені Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. №265, Постановою №199 від 18.02.2002 р., Наказом №547 від 14.06.2016.

Згідно п.п.7 та 8 Постанови №199 від 18.02.2002 р. «Про затвердження вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій та вимог щодо забезпечення виконання фіскальних функцій програмними реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування»:

• ПРРО вважається переведеним у фіскальний режим роботи після присвоєння фіскальним сервером номера зміні, протягом якої здійснюється реєстрація розрахункових операцій таким програмним реєстратором;
• ПРРО перебуває у фіскальному режимі роботи протягом зміни до моменту передачі фіскального звітного чека за підсумками проведених операцій протягом такої зміни до фіскального сервера та реєстрації такого фіскального звітного чека фіскальним сервером;
• у фіскальному режимі роботи програмний реєстратор забезпечує створення електронних розрахункових документів та електронних фіскальних звітних чеків.

Тобто, ПРРО переводиться у фіскальний режим роботи у момент відкриття зміни і перебуває у фіскальному режимі до моменту закриття зміни та реєстрації Z-звіту на фіскальному сервері ДПС.

Тому відповідно до законодавчих норм, необхідність створення та подання для реєстрації і довгострокового зберігання до фіскального сервера ДПС фіскальних звітних чеків (Z-звітів) у ПРРО у електронній формі виникає у разі здійснення розрахункових операцій або закриття робочої зміни на ПРРО.

6. Чи передбачена в ПРРО Cashӓlot функція “заморозки” або відкладення чека? Чи є функція сторнування невірного чека?

У Cashаlot передбачена можливість відкласти незареєстрований чек (наприклад, покупець забув гаманець в машині або згадав, що не все купив, забув зважити товар, тощо). В такому випадку касир може перемістити чек до Реєстру відкладених чеків, зазначивши термін, на який відкладається операція (протягом зміни, протягом години і т. п.), і вказавши в коментарі причину відкладення чека (наприклад, пішов за грошима).

Якщо за вибраний термін чек не буде зареєстрований, дані про відкладений чек будуть видалені з бази.

Для подальшої роботи з відкладеним чеком є можливість пошуку його в реєстрі (за датою початку і закінчення періоду створення чека, імені та номеру ПРРО).

Також у ПРРО Cashаlot є можливість сторнувати останній зареєстрований на фіскальному сервері ДПС чек для його скасування.

Виконати операцію “сторно” ПРРО Cashаlot можливо у реєстрі “Історія операцій” (рис. 3).

Рис. 3

7. Чи можливо відправити чек на електронну пошту покупця?

У ПРРО Cashаlot є можливість налаштування електронної пошти, з якої всі зареєстровані чеки будуть надходити на електронні скриньки клієнтів. Для цього необхідно скористатись кнопкою Налаштування (рис. 4) та зазначити необхідну пошту (рис. 5).

Рис. 4

Рис. 5.

8. Як працювати з довідником номенклатури?

Для продажу товарів необхідно запрограмувати найменування всіх товарів і послуг, ціни на них, а в разі продажу підакцизних товарів – також кодів товарної підкатегорії УКТ ЗЕД. Для цього в Cashаlot передбачений Довідник Номенклатури (рис. 6), який потрібно заповнити перед реалізацією товарів /послуг, натиснувши на кнопку Новий товар (рис. 7).

Рис. 6

Рис. 7

Варто зазначити, що у разі відсутності будь-якого товару/послуги касир зможе з робочого місця касира додати нову позицію в номенклатуру (рис. 8).

Рис. 8

Крім того, створена можливість імпорту даних до Довідника Номенклатури в форматі Excel (рис. 9).

Рис. 9

А також в Cashalot є можливість синхронізувати довідник Номенклатури в ручному режимі, натиснувши кнопку , і автоматично, один раз на годину (за умови збереження пароля протягом сеансу).

Після виконання синхронізації записів для користувача буде виведено протокол по їх завантаженню з сервера або передачі на сервер.

Крім того, при синхронізації ПРРО відправляє у Кабінет дані про нові товари (імпортовані або додані вручну касирами) та відредаговані товари.

Дані зберігаються у довіднику у вигляді картки товару, що містить інформацію про реквізити товару. Картки товару можуть мати один із статусів: “нові”, “еталонні” або “архівні” (рис. 10).

Рис. 10

У Cashalot є можливість централізованого завантаження Довідника Номенклатури, формування еталонного переліку записів для синхронізації на касах та перенесення неактуальних записів в Архів.

9. Що таке Бек-офіс?

Кабінет Cashаlot або Бек-офіс – WEB-ресурс, який надає можливість користувачам керувати даними суб’єкта господарювання (фізичної або юридичної особи), даними господарських одиниць, що належать суб’єкту господарювання, та ПРРО, з якими працюють господарські одиниці.

Керування даними може здійснювати, як представник власника суб’єкта господарювання, що також має статус власника Кабінету Cashаlot, так і власник Кабінету.

В свою чергу, Власник Кабінету може додавати інформацію про суб’єкти господарювання, господарські одиниці, завантажувати дані ПРРО для кожної господарської одиниці, надавати права доступу для роботи з ПРРО працівникам господарських одиниць.

Авторизація користувачів на сервісі здійснюється за допомогою логіна і пароля (рис. 11).

Рис. 11

За допомогою Бек-офісу є можливість керувати користувачами – співробітниками, що працюють з ПРРО у господарській одиниці. А також вести единий довідник Номенклатури. Докладніше про це зазначено у попередньому питанні.

При цьому, кожному користувачу необхідно надати доступ до ГО та ПРРО – обрати на яких саме ПРРО користувач зможе працювати.

Для цього у розділі “Користувачі” можна додавати нових користувачів, налаштовувати доступ до ПРРО для нового користувача, змінювати ПРРО, доступних для користувача, а також блокувати та видаляти користувача.

Бек-офіс Cashаlot забезпечує можливість отримання інформації з фіскального сервера щодо зареєстрованих господарських одиниць і ПРРО для цих господарських одиниць.

У бек-офісі Cashаlot реалізована можливість створення суб’єкта господарювання (картки юридичної особи або ФОП) і автоматичної прив’язки всіх точок продажів до відповідного СГ.