На какую дату и по какому курсу отражать командировки в авансовом отчете?

Возмещение расходов по заграничной командировке, при наличии подтверждающих документов, осуществляется в национальной валюте государства, в которое командируется сотрудник, или в долларах США / евро или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ на дату:

• получения аванса — в случае если фактические расходы сотрудника в иностранной валюте соответствуют сумме полученного аванса;
• погашения задолженности предприятием — в случае если для окончательного расчета по командировке необходимо выплатить дополнительные средства сотруднику, выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленному НБУ на день утверждения руководителем отчета об использовании средств, выданных на командировку.

При составлении авансового отчета перерасчет осуществленных в командировке расходов в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения авансового отчета.

Если сотруднику для загранкомандировки выдана гривневая корпоративная карточка, движение средств по карточному счету будет происходить в гривне. Поэтому, в таком случае перечислять понесенные расходы по курсу НБУ нужно — расчеты с подотчетным лицом осуществляются в сумме гривен, израсходованных на покупку валюты для оплаты расходов.

Перечисление аванса на командировку на собственную гривневую карточку сотрудника приравнивается к выдаче наличных средств в национальной валюте под отчет с момента перечисления их с текущего счета, а валютные расходы исчисляются по курсу НБУ на дату составления авансового отчета. Такие же действия необходимо проводить в случае отсутствия аванса вообще, при расходовании собственных средств подотчетным лицом.