Українська
від M.E.Doc
В период военного положения одним из наиболее актуальных вопросов, который беспокоит владельцев предприятий, ФЛПов и бухгалтеров, является потеря первички. В этом материале мы подробно выясним, что делать в случае потери первичных документов в соответствии с условиями настоящего и действующими требованиями законодательства.
В мирное время работа с первичными документами была понятна, могла продолжаться несколько дней и всегда была слаженна и предсказуема. К сожалению, в условиях войны, реальность непредсказуема и большое количество предприятий, независимо от их размера и организационно-правовой формы — ООО, ЧП, ГП — или ФЛП потеряли (полностью или частично) свои помещения, имущество…а с ними и документы. Для предпринимателя, офисы которого оказались в зоне боевых действий, это создает дополнительные проблемы, разрешение которых сейчас усложняет деятельность.
Для бухгалтеров это дополнительная работа, ведь восстановление потерянной первички требует времени и усилий. Кроме того, это дополнительная, не только финансовая, нагрузка на бизнес, но и на каждого руководителя, предпринимателя, бухгалтера. Тем более что по требованиям законодательства на восстановление утраченных, уничтоженных документов бизнес имеет 90 дней.
Такая проблема не затронет совсем (или не в критическом масштабе) те предприятия, которые в своей работе использовали электронный документооборот (далее – ЭДО). Но что делать тем, кто вел свой учет только в бумажном виде? Ведь их контрагенты сейчас тоже остались без первички?
Мы стремимся помочь и поддержать сообщество наших украинских бухгалтеров, а лучший способ — помочь бизнесу перейти на самый безопасный и удобный способ документооборота — электронный. Для этого мы создали наши программные продукты, в частности, программу M.E.Doc, которой украинские бухгалтеры уже пользуются много лет. ЭДО помогает не только обмениваться е-документами с контрагентами, но и хранить все документы в электронном архиве, имея к ним круглосуточный доступ. Так, предприятие может продолжать работу без задержек и поддерживать экономику Украины, которая сегодня особенно нуждается в стабильной работе бизнеса.
Но что сейчас делать субъекту хозяйствования при потере, повреждении или уничтожении первички во время военных действий? Как мы сообщали, ВРУ 01.04.2022 г. был принят законопроект № 7234 – Закон Украины от 01.04.2022 года № 2173-IX, который регулирует именно эти вопросы.
Как устранить проблему потери документов?
Налоговым кодексом Украины (далее — НКУ) к налогоплательщикам, деятельность которых проводилась на территории населенных пунктов, где происходили (происходят) боевые действия, и которые не могут предоставить первичные документы, на основании которых осуществлялся учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств как исключение из положений ст. 44 НКУ применяются специальные правила для подтверждения данных, определенных в налоговой отчетности.
Основания для невозможности предъявления первичных документов:
- первичные документы утрачены (уничтожены или испорчены);
- находятся на территориях населенных пунктов, где проводятся (проводились) боевые действия, откуда их невозможно вывезти или вывоз связан с риском для жизни и здоровья налогоплательщика, физических лиц;
- иные административные препятствия, установленные органами власти.
Что делать в случае потери первички?
В случае утраты или невозможности вывоза первичных документов, налогоплательщик должен предоставить в контролирующий орган уведомление в произвольной форме о невозможности вывоза первичных документов по месту учета.
Представляемое уведомление должно быть подписано руководителем предприятия и главным бухгалтером, в котором указываются: обстоятельства, приведшие к потере или невозможности вывоза первичных документов, налоговые (отчетные) периоды, а также общий перечень первичных документов (по возможности — с указанием реквизитов) .
Данные и показатели налоговой отчетности налогоплательщика/налогового агента за налоговые (отчетные) периоды, указанные в уведомлении, не могут быть подвергнуты сомнению только на основании отсутствия первоначальных документов.
Данное сообщение является также основанием для сохранения расходов (включая расходы в связи с приобретением ценных бумаг/ корпоративных прав) и/или отрицательного значения объекта налогообложения налогом на прибыль (включая отрицательный финансовый результат по операциям с ценными) бумагами/ корпоративными правами), и/или налогового кредита по НДС, и/или суммы отрицательного значения НДС прошлых налоговых (отчетных) периодов без наличия договорных, расчетных, платежных и других первичных документов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведение бухучета и начисление налога.
После представления в контролирующий орган уведомления о невозможности вывоза первичных документов в связи с их пребыванием на территории населенных пунктов, где проводятся (проводились) боевые действия, вводится мораторий на проведение документальных проверок относительно указанных в сообщении налоговых (отчетных) периодов.
Если после представления сообщения о невозможности вывоз первичных документов налогоплательщику станет известно о потере этих документов, такой налогоплательщик обязан подать в контролирующий орган уведомление о потере первичных документов с указанием обстоятельств.
Важно! Налогоплательщики, подавшие уведомление об утрате первичных документов, не могут быть проверены контролирующим органом в отношении указанных в сообщении налоговых (отчетных) периодов, в частности, и после завершения действия военного положения. Утрата документов, не связанная с проведением на территории населенных пунктов боевых действий, не дает права налогоплательщику применять специальные правила для подтверждения данных, определенных в налоговой отчетности.
Обязанность доказывания отсутствия оснований для применения специальных правил подтверждения данных возлагается на контролирующий орган. Налогоплательщик, который безосновательно применил специальные правила для подтверждения данных, считается уклоняющимся от уплаты налогов и несущим ответственность, предусмотренную НКУ и другими законами Украины.
Каких-либо дополнительных проблем и вопросов можно избежать вообще, если бизнес примет решение перейти на ЭДО! Аргументом для этого могут стать потери, которых уже понес бизнес многих предпринимателей и которых можно было избежать. Ведение документов в электронном виде позволяет в любой момент, при необходимости, их найти, просмотреть или распечатать, даже из архива. ЭДО — сейчас одна из крайне необходимых технологий для украинского бизнеса, которая позволит защитить документы от потерь и повреждений.
Перейти на ЭДО очень просто, а если вы уже спользуете M.E.Doc, вас удивят возможности программы, которую вы привыкли использовать для представления отчетности.
