Встречайте новый функционал от M.E.Doc: Ссылка на документ. Инструкция пользователю.

С переходом бизнеса в диджитал-среду M.E.Doc обеспечивает всех пользователей удобными инструментами для электронного документооборота (ЭДО).

В программе добавлена ​​новая возможность — ссылка на документ. Функционал заинтересует пользователей M.E.Doc — юридических лиц, взаимодействующих с ФЛП. Также он понадобится для подписания электронной ТТН водителем и / или экспедитором, подписания электронных документов сотрудником вне офиса и с теми контрагентами, которые не имеют соответствующего программного обеспечения.

Наши пользователи при работе со своими контрагентами, которые по разным причинам не имеют соответствующего программного обеспечения для подписания е-документов, сталкивались с необходимостью распечатки электронной документов и необходимостью отправки этих документов по почте / курьером! А это — дополнительные расходы средств и времени.

Разработчик М.Е.Doc предоставил своим пользователям удобный инструмент для решения такой ситуации. В частности, был разработан функционал — генерация ссылки на документ, с помощью которого можно подписывать электронные документы, не имея соответствующего ПО.

Как это работает?

Теперь любой первичный документ можно передать на подпись своему контрагенту — предоставив ему ссылку на документ. Иными словами, благодаря новому функционалу происходит генерация ссылки на первичный документ в программе пользователя с последующей отправкой контрагенту по электронной почте для ознакомления и подписания. Далее, контрагент абсолютно бесплатно может ознакомиться с документом, подписать его КЭП и отправить отправителю. Подчеркиваем, что для этого достаточно одному из контрагентов иметь М.Е.Doc или СОТА.

Таким образом, мы обеспечиваем наших пользователей инструментом ЭДО даже с теми их контрагентами, которые не имеют соответствующего ПО для электронного подписания документов.

Для использования функционала обновите программу M.E.Doc до версии 11.01.019.

Хотите использовать все возможности электронного документооборота? Оставьте заявку на личную консультацию.

Отправка ссылки на документ представителям контрагента: инструкция пользователю

Автоматическое создание и отправка ссылки на документ

Автоматическая отправка ссылки на документ происходит одновременно с отправкой непосредственно самого первичного документа контрагенту автообробником или при отправке вручную действием «Отправить документ».

Для автоматической отправки ссылки на документ необходимо:

1. Выполнить предварительную настройку контактных лиц, которые должны получать ссылки, в разделе Контактные данные модуля Справочники — Контрагенты — Карточка контрагента. Для этого в базу занесите электронные адреса лиц — представителей контрагента (рис. 1) или выберите получателей из ранее занесенных.
2. В разделе Контактные данные обязательно установите опцию Отправлять ссылки на документ (рис. 2).
   
3. При отправке документа программа M.E.Doc автоматически сгенерирует ссылку на документ и отправит его на указанные в разделе Контактные данные e-mail.
   Сгенерированные ссылки и адреса, на которые оно было отправлено, отображены на вкладке Отправлено контрагенту в окне отправленного документа (рис. 3).
   
   
4. Представители контрагента смогут посмотреть, согласовать или отклонить документ по полученной ссылке (рис. 4).
   
   В программе есть возможность сохранения графического отображения e-документа в виде PDF-файла с наложенными на него электронными подписями (далее — ЭП).Итак, контрагент подтверждает выполнение операций с первичным документом с помощью КЭП (рис. 5).

Ручное создание ссылки на документ, который уже отправлен контрагенту

Для создания и отправки ссылки на первичные документы вручную необходимо:

1. В окне Реестр первичных документов выделить первичный документ, на который нужно создать ссылку. Перейти на вкладку Следующие действия и выбрать команду Отправить ссылку на документ (рис. 6).
   
   Команда Отправить ссылку на документ также доступна в окне открытого документа.
2. Откроется окно Получатели ссылки. Установите соответствующие отметки в строках с данными контактных лиц, которым необходимо отправить ссылку. Нажмите кнопку ОК (рис. 7).
   
   Данные контактных лиц возможно изменить / добавить нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов.
3. При отправке документа программа M.E.Doc автоматически сформирует ссылку и отправит ее на указанные e-mail.
4. После отправки ссылки откроется окно с протоколом отправки (рис. 8):
   
   
5. Контрагент сможет просмотреть, согласовать или отклонить документ по полученной ссылке (рис. 4).
   Таким образом, контрагент подтверждает выполнение операций с первичным документом с помощью КЭП (рис. 5).