Новая форма Отчета об использовании командировочных средств или под отчет

Минфин приказом от 09.05.2023 г. №239 изложил в новой редакции форму и порядок его составления. Утверждение этого приказа связано с обновлением с 01.04.2023г. редакции п. 170.9 НКУ.

В частности, пп. 170.9.4 НКУ предусмотрено использование отчета об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, который составляют и представляют плательщик налога (в бумажной или электронной форме) по форме, установленной Минфином, в случае:

а) наличия налогооблагаемого дохода в целях расчета суммы налога;

б) использование налогоплательщиком наличных сверх суммы суточных расходов (включая полученную с применением платежных инструментов).

Также законодательными изменениями предусмотрено, если при командировке или выполнении отдельных гражданско-правовых действий налогоплательщик применил платежные инструменты, включая корпоративные (бизнесовые) платежные инструменты или личные платежные инструменты, или их реквизиты для расчетов в безналичной форме и/или для обналичивания в пределах суммы суточных расходов и при отсутствии налогооблагаемого дохода, отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, не составляют и не представляют.

Следовательно, Отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет в редакции приказа Минфина № 239 фактически стал налоговым отчетом. Это означает, что его подавать следует не по каждой командировке или подотчету на хозпотребности, а только в случаях, четко определенных в пп. 170.9.4 НКУ.

А что делать, когда возникает потребность в представлении обычного авансового отчета? К примеру, работник использовал собственные средства в командировке или для приобретения ТМЦ. На основании чего бухгалтер будет компенсировать средства работнику, зачастую это не малые средства? Можно ли утвердить собственную форму Авансового отчета для внутреннего контроля на предприятии?

Можно даже это целесообразно сделать.

Можно ли оставить обычную форму Авансового отчета для внутреннего контроля, ничего не изменяя? Можно все, но стоит ли так поступать? Ведь новая форма Отчета об использовании средств под п. 170.9 НКУ почти полной копией привычного нам Авансового отчета. Оставить два почти одинаковых документа — это гарантированная неразбериха и у работников, и у бухгалтеров. Даже если возьмете за основу старый авансовый отчет, лучше его модернизировать, убрать ненужные разделы или графы. После того утвердить его форму приказом.