ЭП

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на электронном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документооборот — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, сохранения, использования и уничтожения электронных документов, которые происходят с использованием проверки целостности и, в случае необходимости, с подтверждением факта получения таких документов. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и переведен электронными средствами в визуальную форму (т. е. его можно вывести на экране компьютера в привычном виде, а также распечатать).

В соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», вступившим в силу в январе 2004 года, обязательным реквизитом  электронного документа является электронная подпись, которая используется для идентификации подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота. Наложение электронной подписи придает любому электронному документу статус оригинала и наделяет его полной юридической силой.

При подписании электронного документа его начальное содержание не изменяется, а добавляется дополнительный блок данных, так называемая электронная подпись (ЭП).

I этап: с помощью программного обеспечения и специальной математической функции вычисляется так называемый «отпечаток сообщения».

Этот отпечаток имеет следующие особенности:

• фиксированную длину, независимо от объема информации сообщения;

• уникальность отпечатка для каждого сообщения;

• невозможность возобновления сообщения по его отпечатку.

Таким образом, если документ был модифицирован, то изменится и его отпечаток, что будет выявлено при проверке электронной цифровой подписи. Это предотвращает возможность внесения изменений в созданный и подписанный КЭП электронный документ.

II этап: отпечаток документа шифруется с помощью программного обеспечения и закрытого (личного) ключа автора документа.

Таким образом, вычисление отпечатка документа защищает его от модификации посторонними лицами после подписания, а шифрование закрытым ключом подтверждает авторство документа.

• переход к более удобному, быстрому и экономному безбумажному юридически значимому документообороту;

• усовершенствование процедуры подготовки, подачи/доставки, учёта и сохранения документов, их аутентификация, целостность, конфиденциальность и неопровержимость;

• криптографическая защита информации (электронных документов) при передаче по открытым каналам;

• минимизация финансовых рисков за счет повышения конфиденциальности информационного обмена документами;

• экономия ресурсов за счет использования оперативного электронного архива;

• возможность быстрого поиска и пересмотра электронных документов, а также определение их юридической силы по ЭП;

• значительное сокращение процедуры подписания договоров, оформления и подачи налоговой и финансовой отчётности;

• быстрый и надёжный обмен электронными документами с партнерами, контрагентами независимо от отдаленности адресата.