Как предоставить при отчёте о командировке электронный расчетный документ

Работник, получивший командировочные средства или под отчет, обязан подать в бухгалтерию Отчет об использовании средств вместе с документами, подтверждающими понесенные расходы, а также вернуть неиспользованный остаток средств в установленные законодательством сроки.

Подтверждающими документами могут быть кассовые чеки, товарные чеки, расчетные квитанции и другие документы, созданные РРО, ПРРО или оформленные в соответствии с требованиями законодательства в бумажном или электронном виде. Для командировок в Украине они должны соответствовать требованиям Закона Украины от 06 июля 1995 г. № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», Налогового кодекса Украины и Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом19 Министерства финансов8. заграничных командировок документы оформляются в соответствии с законодательством страны пребывания.

Если при командировке работник оплачивал расходы платежной картой, их подтверждением могут быть банковская выписка или информация со счета, содержащая предусмотренные законом данные о проведенной операции.

Электронный документ, отраженный в визуальной форме и оформленный в соответствии с законодательством об электронных документах и ​​электронных доверительных услугах, является подтверждающим документом.

Если расчетный документ можно проверить по его реквизитам или информация о нем хранится на серверах ГНС, подотчетное лицо имеет право подать в Отчет его визуализированную версию. Такой документ считается оригиналом, а не копией.

В то же время, визуализированный электронный расчетный документ, созданный в соответствии с законодательством и заверенный квалифицированной электронной подписью, также не является копией.

При этом подавать в авансовый отчет обычные копии расчетных документов подотчетное лицо не имеет права.

ГУ ГНС в Тернопольской области