Нова форма Звіту про використання коштів на відрядження або під звіт

Мінфін наказом від 09.05.2023 р. № 239 виклав у новій редакції форму та порядок його складання. Затвердження цього наказу пов’язане із оновленням  з 01.04.2023р. редакції п. 170.9 ПКУ.

Зокрема, пп. 170.9.4 ПКУ передбачено використання звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, який складають та подають платник податку (у паперовій або електронній формі) за формою, встановленою Мінфіном, у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Також законодавчими змінами передбачено, якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити для розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складають і не подають.

Отже Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт в редакції наказу Мінфіну № 239 фактично став податковим звітом. Це означає, що його подавати треба не за кожним відрядженням чи підзвітом на госппотреби, а тільки у випадках, чітко визначених у пп. 170.9.4 ПКУ.

А що робити, коли виникає потреба у поданні звичайнісінького Авансового звіту?  Приміром працівник використав власні кошти у відрядженні або для придбання ТМЦ.  На підставі чого бухгалтер буде компенсувати кошти працівнику, доволі часто це не малі кошти? Чи можна затвердити власну форму Авансового звіту для внутрішнього контролю на підприємстві?

Можна і навіть це доцільно зробити.

Чи можна залишити звичайну форму Авансового звіту для внутрішнього контролю, нічого не змінюючи в ній?  Можна все, але чи варто так робити? Адже нова форма Звіту про використання коштів під п. 170.9 ПКУ є майже повною копією звичного нам Авансового звіту.  Залишити два майже однакові документи  -це гарантована плутанина і у працівників, і у бухгалтерів.  Навіть якщо візьмете за основу старий Авансовий звіт, то краще його модернізувати, прибрати не потрібні  розділи чи графи. Після того затвердити його форму наказом.